Viele kleine und mittlere Unternehmen digitalisieren Arbeitsabläufe, ohne die zugrundeliegenden Probleme zu lösen. Neue Software führt oft zu mehr Komplexität statt zu mehr Effizienz. Häufig werden alte, ineffiziente Prozesse einfach in digitale Systeme übertragen. Das Ergebnis ist ein Anstieg von Arbeitsaufwand, sinkende Anpassungsfähigkeit und verlorene Wettbewerbsfähigkeit.
Typische Problemfelder
- Ein unstrukturierter Prozess bleibt auch nach der Digitalisierung unübersichtlich und fehleranfällig. Zeitverluste und Demotivation im Team sind die Folge.
- Unternehmen verlieren an Geschwindigkeit, wenn sie Daten manuell zwischen Systemen übertragen, während Wettbewerber ihre Prozesse automatisieren.
- Mitarbeiter reagieren mit Frust, wenn neue digitale Tools keine Verbesserung bringen und Arbeitsabläufe komplizierter werden. Die Folge sind geringere Motivation und eine höhere Fluktuation.
Drei zentrale Fragen vor der Digitalisierung
- Wo entstehen die größten Wartezeiten und wieso?
- Welche Prozessschritte führen häufig zu Fehlern und Nacharbeit?
- Was wäre die Konsequenz, wenn bestimmte Prozessschritte einfach entfielen?
Jeder Engpass, jede fehleranfällige Stelle muss vor einer Digitalisierung identifiziert und gelöst werden. Nur effiziente Abläufe sollten digitalisiert werden. Mitarbeiter wissen genau, wo es hakt.
Förderung und nachhaltige Veränderung
Die Bundesregierung unterstützt KMU über das INQA-Coaching bei der Verbesserung von Arbeits- und Geschäftsprozessen. Gefördert werden Beratungsleistungen für Prozessanalyse und Organisationsentwicklung. Ziel ist ein nachhaltiger Wandel, der bei der Struktur beginnt.
Fazit
Digitalisierung ist kein Softwarekauf, sondern eine Überarbeitung der bestehenden Abläufe. Prozessklarheit und Effizienz sollten im Vordergrund stehen, bevor in digitale Lösungen investiert wird. Wer nur bestehende Probleme digitalisiert, riskiert höhere Kosten und geringeren Nutzen.
Wenn neue IT-Systeme angelegt werden, ohne die Abläufe zu prüfen, bleibt der erwartete Fortschritt aus.
Ich lade Sie herzlich ein, sich mit mir auszutauschen – persönlich, telefonisch oder online.
Ihre Elke Riechert
Unternehmenscoach & Beraterin für Menschen. Werte. Perspektiven.